Lo que muchas personas encuentran como opción a lo anterior es ir apuntando una lista de pendientes en un soporte físico. Si bien es cierto que puede funcionar en algunos casos, la verdad es que en la mayoría de ellos no aplica. Supongamos que debemos realizar una tarea que involucra 3 personas y una de ellas está en forma remota. Ante lo anterior es evidente que el método del lápiz y papel queda relegado. O si de pronto necesitamos ir cambiando el orden de las actividades escritas, reordenarlas, etc. 

Todo lo anterior consigue soluciones en las alternativas digitales. Herramientas de gestión de proyectos como ClickUp llegan para ofrecer a las empresas un ecosistema donde poder trabajar de manera colaborativa, con objetivos, fechas, recordatorios, calendarios, avisos, chats, correos y hasta incluso documentos y hojas de cálculo nativas en la nube.

De todas las opciones de gestión de tareas sin duda ClickUp se presenta como la más completa y la preferida por todos aquellos quienes la prueban. Su implementación facilita la organización, la realización de tareas, el trabajo en equipo y todo lo que deriva de ello.

¿Qué es ClickUp y de qué manera nos ayudará?

Es el gestor de tareas más completo hasta el momento. Es una herramienta fundamental para la planificación, permite ajustarse a las necesidades propias de cada equipo de trabajo y añade diferentes utilidades como fecha límite, status, responsables, notas, comentarios, y más.

Imagina por un momento la repercusión de esta herramienta que hizo un comercial en el Super-Bowl!!! Después de esto Forbes redactó la siguiente nota: “…La única plataforma de productividad todo en uno del mundo que se adapta a la forma en que la gente quiere trabajar. Reemplaza todas las herramientas de productividad del lugar de trabajo individual con una única plataforma unificada que incluye gestión de proyectos, colaboración de documentos, hojas de cálculo, chat y objetivos”.

En ClickUp es posible la gestión de tareas, notificaciones, recordatorios, bandeja de entrada, personalizaciones y agrupaciones de equipo. Muchas de estas cosas también la hacen otras herramientas, pero es que como ésta no existe similitud hasta el momento.

¿Por qué ClickUp es la mejor plataforma frente a otras opciones?

De todas es la más completa, en cada una de sus versiones, bien sea móvil, PC o web ofrece una excelente experiencia de usuario. Incluso desde la versión gratuita es posible acceder a todas las funcionalidades, limitando solo a 5 espacios de trabajo.

Ha sido diseñada para integrarse con aplicaciones como Google Calendar, Slack, correo electrónico, hojas de cálculo, documentos y más que elevan la productividad y la mejora de procesos internos.

Con la implementación de ClickUp es altamente probable que se mejoren los procesos grupales. En las organizaciones donde le han dado cabida se han alcanzado los siguientes hitos:

• Aumento de la productividad.
• Prevención y solución a los cuello de botella.
• Mejora de procedimientos empresariales.

Es probable que los trabajadores e involucrados se muestren resistentes al cambio y no comprendan su potencial de buenas a primeras. Es aquí donde el líder debe tener claras las funcionalidades de la herramienta y crear todo el andamiaje que sostenga su implementación. Para facilitar esto se recomienda hacer tutoriales, evaluar plantillas para implementar la más conveniente para todos, validar las distintas vistas y todo aquello que propicie el cambio de paradigmas.

Invertir tiempo y recursos en ClickUp no es un gasto, es una optimización en horas hombre, fluidez en equipos de trabajo, prevención de errores y mejora de las capacidades grupales.

ClickUp es muy completa, esta herramienta nos da mucho incluso desde su versión gratuita, es posible automatizar, realizar seguimientos, asignar actividades, fechas, personalizar, generar reportes, organización y evaluación de la productividad.

Tareas base que todo negocio debe tener

• Asignación de fechas (inicio y fin).
• Designación de responsables.
• Descripción correcta de actividades. En este punto es importante que la persona que está haciendo la planeación pueda dejar muy claras las cosas que desea que se hagan. Si por ejemplo se debe actualizar una landing page, es necesario dejar muestras de lo que se quiere conseguir, anexar recursos gráficos, branding, y el resto de detalles.
• Espacios por área, es importante separar las áreas dentro de la organización. Incluso cuando se es un negocio pequeño, deben diferenciarse espacios como: finanzas, proyectos, comunicaciones, ventas.
• Conecta tu Google Calendar con tu ClickUp, eso te permitirá tener recordatorios de “actividades por vencer” o pendientes.

Es importante ser organizado para poder comprender ClickUp. Si no es tu fuerte, no te preocupes que poco a poco irás agarrando el gusto a la planificación y así evitar estar apagando incendios.

Beneficios de utilizar ClickUp dentro de las organizaciones

• Asignación de tiempos y responsabilidades. Con esto se consigue trabajar en sintonía, con cada responsable cumpliendo sus actividades.
• En caso de existir cuellos de botella es más simple ubicarlos y gestionarlos. 
• Automatización de actividades. Si es necesario hacer sesiones de reuniones, vídeo conferencias o conversatorios es posible dejarlos programados con antelación.
• Optimización del tiempo, permitiendo así abarcar nuevos proyectos, mayores asignaciones y tener estadísticas de tiempo y productividad.

Principales ventajas de ClickUp

• Es gratuita: su versión free es bastante completa, puedes probar y en caso de ser necesario adquirir luego la versión de pago.
• Mejora la sincronización con el equipo de trabajo: Supongamos una tarea que involucra 5 personas y dos de ellas están en modo remoto. Con esta herramienta es posible tener a todos al día con los avances, comentarios y el status de cada uno.
• Múltiples funciones: Es posible la copia de emails, creación de documentos y hojas de cálculo, realización de búsquedas, división por áreas, personalización de tareas. En general posee una funcionalidad muy amplia.

La entrada Cómo implementar ClickUp en tu organización se publicó primero en Cursos de ClickUp en español.

¿Cómo funciona ClickUp?

El funcionamiento de la herramienta ClickUp es bastante sencillo y todo gira entorno a un componente fundamental, la tarea o task. En ella fijaremos la información más relevante que debemos conocer para la creación de la misma. Existen unas pautas aconsejadas para la creación de una tarea basándonos en una metodología SMART. Para aquellos que no están muy familiarizados con esta metodológia, cuando construimos una tarea, esta debería cumplir los siguientes objetivos:

• S (Specific o Específica) – Ser concretos y específicos en la descripción de la tarea y su objetivo a cumplir
• M (Measurable o Medible) – La tarea debe tener la capacidad de determinar de forma sencilla si está completa o no
• A (Attainable o Alcanzable) – Debe ser una tarea alcanzable y de forma recomendada ejecutable en un corto periodo de tiempo
• R (Realistic o Realista) – Realista conforme a las capacidades para realizarla
• T (Time o Tiempo) – En un tiempo o fecha determinado y/o con una duración determinada

Para entender esta metodología, lo mejor es visualizarla con un ejemplo:

• Tarea incorrecta: Voy a fijarme una tarea diaria para hacer deporte
• Formulación correcta de la tarea: Voy a correr por Central Park 15 minutos el jueves a las 20.00

En este sentido, salir a correr por Central Park es algo específico y que podemos validar si se ha cumplido o no. Es alcanzable, sobretodo si vives en NY y con un tiempo realista de 15 minutos si nunca hiciste deporte xD.

Dejando a un lado las bromas y tratando de exagerar la formulación de una tarea, esta sería la pauta básica a seguir en la creación de la misma. Siguiendo la explicación de ¿cómo funciona ClickUp?, el objetivo que perseguimos con esto, es que cualquier miembro del equipo, sepa de forma clara y precisa en qué consiste una tarea. 

Partiendo de esta base, las tareas pueden ser agrupadas en listas, carpetas y espacios, pero además, pueden contener hasta 7 niveles de subtareas. Para profundizar en este tema, debemos tratar de entender la organización de la jerarquía de ClickUp, cuya información puedes encontrar en detalle en el Curso de ClickUp.

Tutorial para aprender a usar ClickUp

Si deseas aprender el funcionamiento de la herramienta ClickUp para iniciar de forma autónoma, te recomiendo que veas este video de 20 minutos dónde se explican diferentes aspectos de la herramienta, entre ellos:

• Jerarquías en ClickUp
• Configuración de estados de tareas
• Habilitar funciones adicionales
• Vistas en ClickUp
• Crear carpetas
• Listas de tareas
• Creación de tareas
• Reorganizar información sobre las tareas

Curso de ClickUp

¿Quedaste con ganas de más conocimiento del funcionamiento de ClickUp? Para ello, hemos preparado un curso de clickup en detalle que te ayudará a conocer los fundamentos básicos de la herramienta, cómo funciona ClickUp dentro de una pequeña empresa, que puede ser de utilidad inclusive para planificar tu semana laboral o personal. Este curso, solo por el precio de 9,99$, cuenta con más de 1.500 alumnos satisfechos que ha ayudado a mejorar su productividad y reducir sus niveles de estrés.

ClickUp Vetted Consultant

En ocasiones, aunque el aprendizaje autodidacta a través de cursos o documentación es una opción altamente valiosa y efectiva, nos surgen dudas acerca de la resolución de ciertos problemas u estrategias a llevar a cabo. La posibilidad de trabajar con un consultor certificado o Vetted Consultant de ClickUp proporciona una visión estratégica del proyecto y ayuda a integrar no solo la herramienta, sino metodologías de trabajo que hará nuestro objetivo mucho más alcanzable. La principal ventaja de trabajar con un ClickUp Vetted Consultant, es que permite hacer seguimiento de la implantación y uso de la herramienta y adicionalmente, funciona como coach de productividad consiguiendo alcanzar el máximo rendimiento. En este sentido, podemos trabajarlo de forma individual, como freelance o también orientado a equipos de trabajo dentro de una empresa. Si lo deseas, puedes reservar tu sesión con un Vetted Consultant a través del siguiente enlace.

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